L'histoire du projet
« Chez Ugo » a commencé avec un simple lien de Marie-Rébecca de TéMéRaiRe Marketing, qui m'a dit "tiens, ça m'a fait penser à toi". Ce lien menait à une super opportunité de projet de 3 ans. L'appel à candidature publié le 21.02 avait une deadline le 08.03, et moi, je rentrais tout juste de Thaïlande le 26.02 avec des tonnes de mails à rattraper et des événements à gérer. Malgré le chaos, l'idée a germé. Une nuit, le 06.03, j'ai décidé de tout donner. Nuit blanche : CV, lettre de motivation, menu, carte de boissons, concept de décoration, plans 3D pour modéliser l’espace, et business plan.
Ce jour là, une heure avant la deadline de 16h, j'expédie enfin le dossier par mail. Le fichier était trop lourd, panique à bord ! Après plusieurs tentatives d’envoi et harcèlement téléphonique à mon pauvre interlocuteur du Fonds Kirchberg, j’y parviens un quart d'heure avant la fin. À 16h30, je reçois la confirmation de réception. Soulagement. Ensuite, je contacte mon frère David à Bruxelles pour lui proposer de se joindre à l'aventure en cas de succès.
Sa réponse ? "Chaaaaaaauuuud !!!" On croise les orteils. 😀
Après la remise du dossier, silence radio pendant deux semaines. Puis, j'ai reçu un email m'invitant à défendre le projet devant le jury du Fonds Kirchberg. Deux semaines plus tard, pleine d'entrain, je me suis rendue au FUAK. Dans la salle de réunion, trois personnes : la responsable, le directeur et quelqu'un de la comptabilité pour discuter du business plan. J'ai expliqué le projet, tout semblait clair, mais ils avaient des questions, notamment sur la saison d’hiver. Dans mon dossier, j'avais proposé un concept de marché de Noël avec des tentes plutôt que des chalets en bois et un menu spécifique pour l'hiver. J'y ai tout donné.
Le lendemain, vendredi, je partais à la mer du Nord avec ma famille pour Pâques. Excitée mais pleine de doutes pendant le trajet : « Ah, ils ne me prendront jamais ! Trop jeune ! Et avec ce loyer, ça ne passera jamais ! » Près de Namur, ma maman a pris le volant. J'ai vérifié mes mails et là, surprise : j'étais sélectionnée pour le projet du Fonds Kirchberg ! EXTATIQUE la Charlotte ! Heureusement que je ne conduisais pas.
J'ai appelé mon frère pour lui annoncer la nouvelle. Tellement choqué qu'il a répété « Oh flûtin ! » une vingtaine de fois (terme modifié pour le SEO...). Je lui ai dit que s'il était toujours partant, il devait s’organiser rapidement car l'ouverture serait dans quelques mois.
Dès le lundi, il avait quitté son emploi, fait sa valise et prévenu qu'il arriverait le lendemain. Je n’avais aucun fonds, j’avais soumis un dossier en me disant qu’on verrait bien. Dans quoi est-ce que je m'étais embarquée !!!
C’est là qu'une toute nouvelle étape a commencé : appel de fonds, recherche d’investisseurs, rédaction d'un contrat de prêt, tout ce que je n’avais jamais fait de ma vie.
Arrivées à la mer du Nord, j’étais tellement excitée que je n’en ai pas dormi. Ma petite nièce a perdu sa première dent ce soir-là (anecdote pour voir si vous lisez vraiment). Finalement, c’est ma maman qui a dû conduire au retour car j’étais trop crevée.
Immédiatement après m'avoir annoncé que j'avais remporté l'appel d'offre, le Fonds Kirchberg m'a envoyé une liste de tâches. Ils voulaient les plans pour l'autorisation de bâtir auprès de la Ville de Luxembourg.
Après ce week-end de décompression, j'ai passé du lundi au mercredi à réaliser les plans et les 3D demandés sur AutoCAD. J'ai rempli des tonnes de documents, notamment pour la mise en place des plots et demandes de raccordements, et obtenu l'accord du Fonds Kirchberg pour les travaux.
J'ai aussi demandé et obtenu des extraits cadastraux pour l'implantation des containers. Il fallait déjà choisir la couleur alors j'ai opté pour le RAL 9004.
L'équipe du Fonds Kirchberg, composée d'Arnaud Magrini, Katrijn Van Damme, Marc Widong et Charles Paquay, m'a vraiment accompagnée pour ces plans. Comme je n'étais pas propriétaire du terrain, ils ont dû introduire le dossier eux-mêmes. J'ai donc fourni tous les documents et plans, et nous avons envoyé le dossier complet à Véronique Hemmer de la VDL.
Et pas d'adresse, pas d'avancement ! L'adresse est la dernière chose fournie après le permis de bâtir. Le terrain n'était pas raccordé : pas d'eau, pas d'électricité, en fait rien. Le constructeur devait demander à CREOS et au service des eaux les connexions via la rue (eau, égout et électricité). Mais pour toutes ces demandes, il faut une adresse.
J'essayais d'obtenir l'autorisation de débit de boisson (demande introduite via MyGuichet début avril), mais sans adresse, l'administration ne pouvait pas avancer. Pareil pour les autres autorisations, souvent très longues à obtenir. Malgré mes efforts, les dossiers restaient "en suspens" par défaut d'adresse.
J'ai rapidement reçu un accusé de réception de suivi de mon dossier. Ensuite, il fallait que ça passe de bureau en bureau pour les signatures. Ah, l'administration…
Le permis devait être délivré en 2 à 3 mois après le dépôt du dossier. Finalement, il est arrivé le jeudi 18/07, avec un mois de retard, juste avant les congés du bâtiment. Quatre mois et demi en tout, bien plus long que prévu. J'avais harcelé l'administration plusieurs fois, expliquant que je perdais de l'argent tout l'été.
À réception du permis, j'appelle immédiatement Alain Greiveldinger de Greiveldinger Exploitation. Il me répond : « Heu, ben non Charlotte, on est en congés ce soir à partir de 17h, pour un mois, congés collectifs ! » Un mois de plus perdu. ZEN, Charlotte. ZEN!
L'entreprise a ensuite géré les travaux, supervisés par le super efficace Josselin. Ils ont travaillé sur le raccordement à l’eau, l’électricité et l'égout. Cette dernière partie a nécessité d'ouvrir la rue (en plus du trottoir) fin septembre pour deux semaines. C’était plus cher, mais j'évitais les petites cabines bleues Trixi à mes clients.
Avec les travaux et les déviations, on ne s'est pas fait beaucoup de copains parmi les résidents. Mais on croise les doigts, ils verront bien qu’on est là pour donner vie au quartier.
Pour les containers, il fallait agir vite et opter pour du sur-mesure (je ne suis pas Houdini ! ). J'ai cherché une société au Luxembourg et dans les pays frontaliers pendant deux jours, envoyant une vingtaine d'emails pour trouver des containers.
En avril, j'ai introduit le permis à bâtir. On m'avait dit que cela prendrait deux à trois mois, donc j'ai demandé les containers pour début juin. Mais impossible avant juillet, soit. Les JO de Paris avaient réservé beaucoup de containers, surchargant les entreprises.
Finalement, j'ai trouvé Calcub, une société plus flexible. Ma principale interlocutrice, Erica, est la définition de “être à fond”. Hyperactive et super efficace, elle a tout géré en 15 jours. Ils ont pris des containers destinés aux JO pour mon projet, puis ont recommandé d'autres containers pour remplacer ceux qu'ils m'avaient fournis. En résumé, mes containers étaient destinés aux JO. Bravo à Erica et à Calcub !
J'avais des partenaires luxembourgeois pour aménager la cuisine. J'ai donc demandé à Calcub de fournir le conteneur cuisine avec les panneaux sanitaires intérieurs HSSCP, et ils y ont installé les arrivées d'électricité et d'eau.
Les containers sont arrivés le 19 septembre, après 2 jours de trajet, sur deux camions, chacun avec 2 containers et équipés de grues. Ils les ont déposés au bon endroit. Ça commençait enfin à prendre forme !
Concernant l'aménagement de la cuisine, j'ai fait appel à Sogel , un client régulier de mon service PhotoBus. Donc, je deviens cliente et mon client devient mon prestataire! Sogel est une PME de renom à Grass, à la frontière belge. Une chouette équipe dirigée par la pétillante CEO Estelle Facchinetti, et je remercie sincèrement leur commercial Michaël Beuvens pour son excellent travail (et leur patience).
Pour l’aménagement du conteneur, nous avons fait les plans ensemble. Ils m'ont posé plein de questions sur ce que je voulais servir à la carte. Ensuite, ils ont fait une offre incluant tout l'équipement : frigos, congélateurs, etc. Ils ont vraiment été à l’écoute.
Pour pouvoir répondre aux questions de Sogel sur le frigo, four, etc., il fallait créer la carte. Alors, on l'a fait !
J’ai fait appel à Ricky Guzman, un chef cuisinier qui a étudié en Belgique et voyagé autour du monde pour parfaire ses connaissances culinaires. Sa cuisine c'est du feu de dieu, d’ailleurs il avait ouvert son propre Food truck du nom de Fuego. Il y faisait des Burritos, c'était une tuerie, de toute ma vie je n’ai jamais mangé d'aussi bon mojito oups, Burritos, pardon (je pense que j’ai besoin d’un verre ! ). Il mérite d'ouvrir son propre resto. D'ailleurs pour le moment il travaille au BAO8 à la gare, pour Seng. Il y est depuis la période hivernale en tant que chef cuisinier. Et pour créer la carte de menu pour « Chez Ugo », il me fallait une cuisine professionnelle.
Un dimanche, de 08h à 14h, Ricky s'est mis aux fourneaux : avec lui et 2 personnes de mon équipe, nous avons testé, goûté, adapté et recommencé, et pris 3 kilos au passage. La conception de la carte était vraiment un travail d'équipe.
Il faut remercier Ricky et surtout Seng qui nous a gracieusement prêté sa cuisine. Tout ce qu'ils font est absolument délicieux. Le BAO8 existe depuis un an et mérite vraiment d’être connu.
Il était enfin temps de s’attaquer au mobilier. Pour la tente et les tables de pique-nique, j’ai fait appel à Carole de Ask Carole, la meilleure assistante virtuelle du Luxembourg. Efficace et multitâche, elle percute vite. D’ailleurs, c’est elle qui a fidèlement retranscrit l’aventure de « Chez Ugo » (autopromo 100% validée par Charlotte ! ).
Je savais plus ou moins ce que je voulais : une tente stretch de type saharienne, bien plus sexy et accueillante qu’une bête tonnelle! Parfaite pour l’esprit guinguette de « Chez Ugo ».
Après avoir écumé les sites de ventes aux enchères et de seconde main sans succès, j’ai appelé Carole. Après un rapide débrief, elle a contacté plusieurs sociétés et est revenue avec un tableau comparatif.
J’ai choisi Hervo-Chapiteaux en Belgique. Ils se sont déplacés pour voir le terrain. Pas forcément les moins chers, mais vraiment les plus attentifs et professionnels. Je préfère payer pour du travail bien fait et sécurisé, pour que les clients puissent profiter sereinement de mon concept sans risquer qu’une tente s’écroule sur leur tête. Question de bon sens.
Pour les tables de pique-nique, elles étaient censées être les derniers achats, mais un événement a accéléré tout ça : “Super client 1” organise chaque année sa Diversity Street Fair sur le terrain de « Chez Ugo ». Arnaud du Fonds Kirchberg leur a dit de me contacter, et « Super client 1 » est devenu mon premier client, sans démarchage!
Après quelques réunions, nous avons prévu 3 Food Trucks, Bargello pour leurs glaces, et des jeux en bois. Il nous fallait au moins quelques tables de pique-nique. Carole de Ask Carole a géré l'appel d'offres auprès d'un prestataire local et la commande a été validée rapidement. Les 12 tables ont été livrées in extremis l'avant-veille de l'événement.
Le livreur a confondu l'adresse de livraison avec mon adresse privée. J'étais en prestation auprès d'un ministère et j'ai dû quitter mon équipe en urgence pour réceptionner la marchandise. Pensant recevoir la facture plus tard comme convenu, j'ai été surprise de devoir payer immédiatement.
Bref, on avait les tables de pique-nique. Mais elles sont arrivées en pièces détachées, alors qu'elles devaient être montées (d'après le bon de commande). À 07h30, le matin de l'événement, sous une pluie battante, mon équipe et moi avons monté les tables, terminant juste avant le début.
“Super client 1” était ravi et n'a pas remarqué ni ressenti le stress des coulisses. Les Food Trucks étaient opérationnels, Ugo trônait fièrement, et Bargello est arrivé ensuite.
Les tables sont toujours sur le terrain, devenant un lieu de pause pour les employés des entreprises avoisinantes. Ce petit jardin convivial de 3000 m² vit déjà bien avant notre installation complète. Ça fait plaisir.
Pour la déco, je voulais une ambiance champêtre et bohème, un coin d'évasion. J'ai tout de suite imaginé une brouette pleine de fleurs, des pneus usagés et des cruches à lait métalliques comme pots. Un style récup’ sans faire déchetterie. Et des bottes en caoutchouc jaunes avec du lierre – tellement mignon !
Ma Maman, passionnée de déco et jardinage, a proposé de s'occuper de ce volet. Adjugé ! En passant des heures sur Facebook Marketplace, 2nde main et eBay, elle a trouvé des trésors : vieilles brouettes, malles, cruches à lait, cagettes en bois, etc.
Quand je suis revenue la voir, son garage était rempli d'objets de déco récup'. Avec ma voiture et une remorque empruntée, elle a tout récupéré, puis verni, repeint et donné une seconde jeunesse à chaque objet. Elle s’est éclatée !
Elle m'a également aidée à acheter et préparer le mobilier supplémentaire, conditionné pour être prêt à utiliser. Ça m'a libéré du temps, fait faire des économies et permis d'avancer sur d’autres points du projet.
Pour le logo, c'est un dessin de Ugo, mon combi bleu vintage avec qui j’ai commencé mon aventure entrepreneuriale. Je l'ai mis au premier plan parce que ce sont mes vans qui me différencient.
J'ai ajouté de la végétation sur le toit d’Ugo, un peu comme des cheveux fous. Puis j’y ai ajouté des notes de musique pour le côté guinguette. Ça m’a pris une bonne semaine de travail.
À la base, je ne savais pas ce que je voulais comme logo, mais il devait représenter le projet et son esprit.
J’avais déjà mon autorisation Horesca pour la restauration, mais pour vendre de l'alcool, il faut une licence de cabaretage. J'ai cherché à obtenir la mienne pour ne pas dépendre d'une brasserie, mais il y a une attente d'au moins 7 mois, sous réserve qu'une soit disponible. Niveau budget, on est au-dessus des 10.000 €, et avec toutes les dépenses déjà engagées, ce n'était pas possible pour moi pour le moment.
Pour éviter ces frais de licence, il fallait que je passe par une brasserie.
Par un heureux concours de circonstances, j’ai assisté à un événement où je n’étais pas censée être. En renfort de mon équipe, j'ai apporté les fûts pour Rodolphe, mon Van à bières. À un moment, le directeur de la banque a demandé que le bus à bière cesse ses activités, car tout le monde était agglutiné autour au lieu d'écouter son discours. Nous avons donc fait une pause.
Puis, un monsieur s'est approché, faisant le tour du bus avec un regard émerveillé. Il a demandé à mes employés à qui appartenait ce bus. L’un d’eux m'a pointée du doigt. Il m'a serré la main et m'a dit, des étoiles plein les yeux : « Est-ce que c'est à toi, ce bus à bière ? ».
Il s'est présenté : Georges Lentz, le directeur général de la brasserie Munhowen. J’avais devant moi LE grand patron de Munhowen. Il m’a donné sa carte en insistant pour que je le recontacte dès le lendemain.
Mais en pleine saison de rush, sur les rotules, après des heures de travail, … j’avais fini par égarer sa carte. Je pestais. Le contact avait été si fluide avec lui !
Le lundi, cumulant les réunions, j’ai reçu des appels en absence. En rappelant, je tombais systématiquement à la réception chez Munhowen. Personne ne savait qui m'avait appelée. Christelle, de leur service comptable, m’a confirmé que je n’avais pas de facture ouverte (ils étaient déjà mes fournisseurs sur un autre projet). Devinant alors que l’appel venait de M. Lentz, j’ai demandé qu’on me le passe, sans succès. Le mardi, après plusieurs appels en absence, j’ai pu enfin décrocher. C’était Yolande, la secrétaire de Georges. Elle m’a dit :"Ça fait depuis vendredi que M. Lentz nous parle de vous et de votre bus à bière, nous souhaitons vous rencontrer au plus vite." Ils n’avaient pas connaissance du projet Kirchberg. J’ai accepté le RDV, et en arrivant, tout le monde était là : les commerciaux, Yolande… et Georges ! Nous avons discuté de mes besoins sur ce projet. J’ai vraiment eu le sentiment d’être écoutée et que tout le monde essayait de me trouver des solutions.
Ils m’ont fait une offre et c’est ainsi que nous sommes devenus partenaires sur le projet Chez Ugo.
J’ai commencé par demander à des partenaires locaux.
Je voulais un petit pain spécial appelé « pistolet », un délicieux pain rond à la mie blanche et à la croûte très fine, typiquement belge. C'est sur cette base que nous avions créé la carte de " Chez Ugo ".
La Provençale ne vendait pas ça à prix abordable. Fischer ne connaissait pas, et ne souhaitait pas en produire, même en leur fournissant la recette.
Nous avons démarché d’autres fournisseurs et boulangeries, mais la plupart répondaient « on ne connaît pas, on ne fait pas ça ». Donc, on a vraiment essayé de travailler en local, sans succès.
Nous nous sommes tournés vers des fournisseurs belges. Et c’est là que le commercial de Solucious, Freddy Fauconnier, tel Zorro, est arrivé ! Muni de son catalogue, il nous a proposé une dégustation : 2 sortes de croquettes au fromage, 2 sortes de croquettes aux crevettes, 2 sortes de quiches et 5 sortes de pistolets. Validé !